Instrukcja obsługi administracyjnej w systemie IRK

Instrukcja w wersji PDF

Spis treści

1. Logowanie do systemu IRK – administracyjne 3
2. Obsługa kandydatów 4
3. Uprawnienia 4
4. Filtry w systemie 4
5. Weryfikacja i akceptowanie informacji o kandydacie 5
6. Odpowiadania na pytania kandydatów 5
7. Akceptowanie zdjęć 6
8. Akceptowanie odpowiedzi do zestawów pytań 8
9. Akceptowanie dokumentów 10
10. Rekrutacja i zgłoszenia 12
11. Podgląd rekrutacji 12
12. Zgłoszenia rekrutacyjne 13
13. Płatności 17
14. Płatności zewnętrzne 17

Logowanie do systemu IRK – administracyjne

1. Należy przejść na stronę irk.put.poznan.pl i wybrać rekrutację

1. Następnie w prawym górnym rogu ekranu wybrać: Zaloguj się
   
2. Następnie Centralny System Uwierzytelniania
   
3. Po zalogowaniu przez eLogin system zaprowadzi do menu „moje konto”

Obsługa kandydatów

Uprawnienia

Każdy użytkownik posiada swoją role w systemie, który ogranicza mu dostęp do poszczególnych rekrutacji i funkcji systemu. Generalna zasada polega na tym, że przykładowo pracownik zajmujący się studiami podyplomowymi widzi tylko informacje o studiach podyplomowych, a pracownik Szkoły Doktorskiej będzie widział tylko informacje o Szkole Doktorskiej.

Filtry w systemie

Filtry w systemie IRK są bardzo rozbudowane, znajdują się w prawie każdym menu i pozwalają na dość precyzyjne zawężenie wyszukiwania kandydatów. Poniżej przedstawiono kilka najprzydatniejszych filtrów:

• Należy wybrać rekrutację w obrębie jakiej będziemy pracować, dostępne są tylko rekrutacje zgodne z uprawnieniami:

• Jeśli poszukujemy informacji w obrębie danego kierunku warto go zaznaczyć w filtrze:

• Jeśli chcemy wyszukać osób opłaconych:

• Jeśli chcemy wyszukać osoby przyjęte na studia:

• Jeśli chcemy wyszukać osób, które mają odrzucone zdjęcia:

Przydatna informacja:

Ze względu na dużą liczbę filtrów warto po ich wyborze je schować za pomocą przycisku widocznego w prawym górnym rogu formularza:

Należy pamiętać, że wybór filtrów należy zatwierdzić przyciskiem Filtruj

Weryfikacja i akceptowanie informacji o kandydacie

Odpowiadania na pytania kandydatów

Sposób wywołania menu:

Kandydaci w systemie IRK mogą zadawać pytania, mechanizm pytań oferuję różne możliwości:

• Filtrowanie odpowiedzi:
  
• Odpowiadanie na pytania, oznaczanie jako rozwiązane (zamknięcie wątku jeśli uznano temat za zakończony, lub przypisanie wiadomości do konkretnej osoby)
  
• Widok odpowiedzi:
  

Akceptowanie zdjęć

Sposób wywołania menu:

Jest to jeden z pierwszych kroków w systemie. Jest niezwykle ważny ponieważ poprawne zdjęcie jest wymagane do dalszych kroków jak przeniesienie studenta do USOS:

• Filtrowanie:

Należy zwrócić uwagę na pola takie jak „Status”:

I „Rekrutacja:

• W kolejnym kroku należy zaznaczyć sprawdzanego kandydata:
  
• I sprawdzić jego zdjęcie spośród wyfiltrowanych osób:

Jeśli zdjęcie zostaje odrzucone warto wpisać komentarz z informacją co jest niepoprawne. Możliwy jest wybór przyczyny z listy dostepnych komentarzy.

Po wgraniu nowego zdjęcia przez studenta będzie potrzebna kolejna jego weryfikacja, dlatego warto regularnie sprawdzać zdjęcia do akceptacji.

Niezależnie od statusu akceptacji (zaakceptowane lub odrzucone) student zostanie o tym powiadomiony.

UWAGA!
Jeśli status zdjęcia zostanie raz zmieniony to nie jest możliwa już zmiana tego statusu, po to aby nie wprowadzać kandydata w błąd. Jedyny przypadek gdy będzie potrzebna kolejna weryfikacja zdjęcia to sytuacja gdy kandydat wgra zdjęcie na nowo.

Akceptowanie odpowiedzi do zestawów pytań

Sposób wywołania menu:

Kolejny krok to akceptowanie odpowiedzi do zestawów pytań. W zestawach pytań mogą znajdować się różne ważne informacje jak i dokumenty, które należy zweryfikować. Zestawy pytań muszą zostać zaakceptowane po to aby można było przejść np. do kwalifikacji studenta:

• Filtrowanie:

Należy zwrócić uwagę na pola takie jak „Status”:

„Zestaw pytań”:

„Rekrutacja”:

W przypadku gdy istnieje konieczność sprawdzenia odpowiedzi do zestawów pytań jednego kandydata należy uzupełnić filtr „Użytkownik”:

• W kolejnym kroku należy zaznaczyć odpowiedź do zestawu pytań sprawdzanego kandydata spośród wyfiltrowanych danych:

• I sprawdzić jego dokumenty:

Poprawna weryfikacja odpowiedzi do zestawów pytań powinna polegać na jego pobraniu (poprzez naciśnięcie nazwy pliku z dokumentem) przejrzeniu i podjęciu prawidłowej decyzji w systemie.

Jeśli odpowiedź zostaje odrzucona warto wpisać komentarz z informacją co jest niepoprawne, możliwy jest wybór przyczyny z listy dostepnych komentarzy. Po uzupełnieniu odpowiedzi do zestawu pytań przez studenta będzie potrzebna kolejna jego weryfikacja, dlatego warto regularnie sprawdzać odpowiedz do zestawów pytań do akceptacji.

Niezależnie od statusu akceptacji (zaakceptowany lub odrzucony) student zostanie o tym powiadomiony.

UWAGA!
Jeśli status odpowiedzi zostanie raz zmieniony to nie jest możliwa już zmiana tego statusu, po to aby nie wprowadzać kandydata w błąd. Jedyny przypadek gdy będzie potrzebna kolejna weryfikacja dokumentu to sytuacja gdy kandydat wgra dokument na nowo.

Akceptowanie dokumentów

Sposób wywołania menu:

Kolejny krok to akceptowanie dokumentów (wymaganych do podjęcia studiów). Weryfikacja dokumentów jest niezbędna do przejścia do następnych kroków w procesie rekrutacji takich jak np. kwalifikacji:

• Filtrowanie:

Należy zwrócić uwagę na pola takie jak „Status”:

„Rodzaj dokumentu”:

„Rekrutacja”:

W przypadku gdy istnieje konieczność sprawdzenia dokumentów jednego kandydata należy uzupełnić filtr „Użytkownik”:

• W kolejnym kroku należy zaznaczyć dokument sprawdzanego kandydata spośród wyfiltrowanych danych:

• I sprawdzić jego dokument:

Poprawna weryfikacja dokumentu powinna polegać na jego pobraniu (poprzez naciśnięcie nazwy pliku z dokumentem) przejrzeniu i podjęciu prawidłowej decyzji w systemie.

Jeśli dokument zostaje odrzucony warto wpisać komentarz z informacją co jest niepoprawne. Po wgraniu nowego dokumentu przez studenta będzie potrzebna kolejna jego weryfikacja, dlatego warto regularnie sprawdzać dokumenty do akceptacji.

Niezależnie od statusu akceptacji (zaakceptowany lub odrzucony) student zostanie o tym powiadomiony.

UWAGA!
Jeśli status dokumentu zostanie raz zmieniony to nie jest możliwa już zmiana tego statusu, po to aby nie wprowadzać kandydata w błąd. Jedyny przypadek gdy będzie potrzebna kolejna weryfikacja dokumentu to sytuacja gdy kandydat wgra dokument na nowo.

Rekrutacja i zgłoszenia

Podgląd rekrutacji

Sposób wywołania menu:

Pracownik w zależności od nadanych mu uprawnień może edytować lub podglądać rekrutacje w systemie. W menu Rekrutacja liczba filtrów jest stosunkowo mała:

Kluczowym filtrem w tym wypadku może okazać się tzw. Cykl rekrutacyjny, który pozwoli na wybór tylko rekrutacji przeprowadzanych na dany cykl studiów, poniżej przedstawiono przykładowe opcje:

Zaś w przypadku gdy następuję np. konieczność znalezienie tylko rekrutacji, które są zakończone należy wybrać filtr Status:

Po wybraniu odpowiednich filtrów w tabeli poniżej pokażą się preferowane rekrutacje:

Za pomocą zaznaczonego na obrazku przycisku można przejść do podglądu rekrutacji, poniżej przedstawiono przykładową zakładkę:

Szczegółowa instrukcja o konfiguracji rekrutacji dla administratorów zostanie opublikowane w odrębnym dokumencie.

Zgłoszenia rekrutacyjne

Sposób wywołania menu:

Podobnie jak w przypadku rekrutacji pracownik w zależności od nadanych mu uprawnień może edytować lub podglądać zgłoszenia rekrutacyjne w systemie. W tym miejscu jednak liczba filtrów jest zdecydowanie większa:

Filtry należy dobierać indywidualnie jednak zakłada się, że w zdecydowanej większości przypadków użycie filtra Rekrutacja będzie kluczowe po to aby wyświetlić tylko kandydatów z danej rekrutacji. Warto jednak wspomnieć, że przydatne mogą być też takie filtry jak Opłata rekrutacyjna lub Przyjęty

Po wyfiltrowaniu kandydatów można przejść do edycji ich zgłoszeń:

Przycisk zaznaczony w kolorze czerwonym pozwala na edycję zgłoszenia kandydata:

W zależności od potrzeby można podejrzeć w zgłoszeniu kandydata różne informacje takie jak:

• Dane ogólne czyli informacje o dokumencie uprawniającym do podjęcia studiów, opłacie rekrutacyjnej, wyniku kwalifikacji,
• Odpowiedzi do zestawów pytań: ich status, treść,
• Informacje o złożeniu dokumentu, w tym miejscu można też zaznaczyć fakt doniesienia dokumentów przez kandydata:

Kolejnym zaznaczonym w kolorze zielonym na poprzedniej stronie przyciskiem jest Profil użytkownika. W tym miejscu możliwe jest podejrzenie informacji w postaci danych osobowych, danych
o wykształceniu, informacje o płatności czy też wysłanie wiadomości.

Płatności

W większości przypadków po wpłacie kandydata system automatycznie o tym poinformuje. Zdarzając się jednak przypadki gdzie kandydat wpłaca określoną kwotę poza systemem (np. płatność w EURO). Taki przypadek został opisany poniżej:

Płatności zewnętrzne

Sposób wywołania menu:

Płatności zewnętrzne są krokiem wymaganym tylko w szczególnych przypadkach, np. właśnie takich gdy płatność odbyła się w EURO poza systemem. W związku z tym należy taką wpłatę wprowadzić w sposób następujący:

Analogicznie zaleca się wybranie filtrów, w tym przypadku kluczowym może okazać się użytkownik, ponieważ wpłaty będą odbywały się raczej indywidualnie.

Następnie należy nacisnąć przycisk Dodaj znajdujący się nad lub pod tabelą z wynikami:

Pojawi się formularz gdzie należy ponownie wyszukać użytkownika za pomocą dostępnego przy tym polu filtru:

Należy uzupełnić kwotę wpłaty oraz warto dodać komentarz z informacją na jakiej podstawie ta wpłata została dodana. Dodanie wpłaty należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.

Po takiej operacji status płatności kandydata powinien się zmienić:

Jeśli jednak status kandydata się nie zmienił należy przejść do Zgłoszeń Rekrutacyjnych (opisane s.13-16) i tam wyszukać kandydata, dla którego opłata była wprowadzana. W edycji jego zgłoszenia należy przy polu Opłata rekrutacyjna nacisnąć przycisk Zmień status

Następnie przycisk Zatwierdź opłatę:

Status opłaty kandydata został zmieniony:

UWAGA!
Należy pamiętać, że wpłaty akceptowane są tylko w czasie trwania zapisów i przez okres buforowy po czasie zapisów do rekrutacji (z reguły jest to 48h)

Widok kandydata z wniesioną opłatą rekrutacyjną: